विशेष लेख :गतिमान प्रशासन, ‘झिरो पेंडन्सी ॲण्ड डेली डिस्पोजल’

प्रशांत सातपुते, सहायक संचालक (वृत्त)
माहिती व जनसंपर्क महासंचालनालय, मंत्रालय
विहित कालमर्यादेत नागरिकांची व प्रशासकीय कामे होण्यासाठी लोकाभिमुख व गतिमान प्रशासन आवश्यक असते. यासाठी पुणे विभागीय आयुक्त चंद्रकांत दळवी झिरो पेंडन्सी ही संकल्पना पुणे विभागात यशस्वीपणे राबविली. सामान्य प्रशासन विभागाने 15 फेब्रुवारी रोजी ‘झिरो पेंडन्सी ॲण्ड डेली डिस्पोजल’ शासकीय व निम-शासकीय कार्यालयांसाठी कार्यालयीन कामकाजाची कार्यपद्धती हा निर्णय प्रसिद्ध झाला आहे. मुख्यमंत्री महोदयांच्या हस्ते या निर्णयाचे प्रकाशन झाले असून 18 एप्रिल 2018 पासून राबविण्यात येणार आहे.  पुणे विभागीय आयुक्त श्री.दळवी यांनी ‘झिरो पेंडन्सी ॲण्ड डेली डिस्पोजल’ नावाने पुस्तकही लिहले आहे.
कार्यालयातील अभिलेखे अद्ययावत करणे, थकीत प्रकरणांचा निपटारा करणे व विशिष्ठ कालमर्यादेत प्राप्त संदर्भ आणि प्रकरणे निकाली काढण्यासाठी दोन टप्प्यांमध्ये या कार्यपद्धतीची अंमलबजावणी करण्यात येणार आहे. यात कार्यालयातील तसेच अभिलेख कक्षातील अभिलेखांचे निंदणीकरण, वर्गीकरण व अद्ययावतीकरण करणे तसेच कार्यालयात प्राप्त आणि प्रलंबित प्रकरणे निकाली काढण्यासाठी या कार्यपद्धतीची प्रत्यक्षात  अंमलबजावणी करणे यांचा समावेश आहे.
• कमाल मर्यादा

अ.क्र कार्यालयांचा स्तर क्षेत्रिय कार्यालयाच्या अहवालाची आवश्यकता नसेल तेव्हा (कार्यविवरण) क्षेत्रिय कार्यालयाच्या अहवालाची आवश्यकता असेल तेव्हा (प्रतिक्षाधीन व विशेष नोंद वही)
1 मंडळ 15 दिवस -
2 तालुका 7 दिवस 1 महिना
3 उपविभाग 7 दिवस 2 महिने
4 जिल्हा 7 दिवस 3 महिने
5 विभागीय/प्रादेशिक 7 दिवस 4 महिने
6 राज्य 7 दिवस 5 महिने

• डेली डिस्पोजल – दरदिवशी प्राप्त झालेल्या प्रत्येक संदर्भ आणि प्रकरणांवर त्याच दिवशी कार्यवाही करणे. कार्यालयातील व अभिलेख कक्षातील अभियानापूर्वीची परिस्थिती, अभियानाच्या कालावधीतील परिस्थिती व अभियान पूर्ण झाल्यांनतरची परिस्थिती याची फोटोग्राफी व व्हिडिओ रेकॉर्डींग करुन ती कार्यालयात व अभिलेख कक्षात जतन करण्यात यावी. याची एक प्रत वरिष्ठ कार्यालयास पाठवावी. प्रकरणे गुणवत्ता पूर्ण निकाली काढणे. झिरो पेंडन्सी आणि डेली डिस्पोजलमध्ये केलेल्या कार्यवाहीच्या वार्षिक अहवालाची नोंद गोपनीय अहवालामध्ये घेणे.
संगणक व संगणकीय प्रणालीचा वापर उपयोगात आणणे. नियंत्रण आणि आढावा – प्रत्येक सोमवारी कार्यालय प्रमुखाने 5 वाजता कर्मचाऱ्याने केलेल्या कामाचा आढावा घ्यावा.
प्रशिक्षण व क्षमता बांधणी – अभिलेखांचे अ,ब,क,ड वर्गीकरण, कायमस्वरुपी, ब- 30 वर्षापर्यंत, क- 5 वर्षापर्यंत, ड - 1 वर्षापर्यंत सहा गठ्ठे पद्धती 1) प्रलंबित प्रकरणे, 2) प्रतिक्षाधीन प्रकरणे, 3 ) नियतकालिके, 4)स्थायी आदेश संचिका, 5) अभिलेख कक्षात पाठविण्याची प्रकरणे, 6) नष्ट करावयाची कागदपत्रे.
झेड अभिलेखे - अ,ब,क,ड यापैकी कोणत्याही प्रकारच्या वर्गीकरणात अंर्तभूत होत नसतील त्यांचे प्रकरण झेड म्हणून करण्यात यावे. विभाग प्रमुखाने असे झेड वर्गिकृत अभिलेखे जतन करावयाचा कालावधी शासनाच्या संबधित सचिवांकडे प्रस्तावीत करावा. अभ्यागतांसाठी भेटीचे दिवस आणि वेळ- मंत्रालयीन अधिकाऱ्यांनी दुपारी 2.30 ते 3.30, उपविभागस्तरीय आणि त्यावरील कार्यालयांनी सोमवार व शुक्रवार या दोन दिवशी दुपारी 3 ते 5, तालुकास्तरीय कार्यालयाने सोमवार, बुधवार व शुक्रवार असे तीन दिवस दुपारी 3 ते 5 हा कालावधी अभ्यागतांसाठी राखीव ठेवावा, असे आहे.
या शासननिर्णयामध्ये अभिलेखांच्या वर्गिकरणासाठी लाल, हिरवा, पिवळा रुमालांचा तपशीलही देण्यात आला आहे. अभिलेख कक्षाची दुरुस्ती रंगसफेदी, किटकनाशकांची फवारणी, पुरेशी प्रकाश व्यवस्था आणि खेळती हवा असावी. अशा उपाययोजनाही सुचविण्यात आल्या आहेत. लिपिकांच्या दफ्तरातील नोंदवह्या याबाबतही सूचना करण्यात आल्या आहेत.
केलेल्या कार्यवाहीच्या वार्षिक अहवालाची नोंद संबधित अधिकाऱ्याच्या गोपनीय अहवालात घेण्यात येणार आहे, यामुळे सर्वसामान्य जनतेचे हेलपाटे वाचतील आणि प्रलंबित प्रश्न मार्गी लागतील. पुणे विभागीय आयुक्त चंद्रकांत दळवी यांच्या या संकल्पनेला शासनाने निर्णयाच्या स्वरुपाने गतिमान प्रशासनाचे आणखी एक पाऊल राज्य शासनाने टाकले आहे. (हा शासन निर्णय पाहण्यासाठी www.maharashtra.gov.in या संकेतस्थळावर पहावा त्याचा संकेतांक 201802151816460007 असा आहे.)